Zoom по правилам: проводим встречу без хаоса и проблем

Zoom по правилам: проводим встречу без хаоса и проблем Зум

Онлайн-встреча началась, ваши ожидания: все подключились к сервису, внимательно слушают ведущего и по очереди задают вопросы. На самом деле очень часто начинается хаос. Участники забывают выключить микрофоны или не знают, когда они могут присоединиться к разговору. Строгие правила и грамотное оборудование помогут избежать подобных ситуаций. Дарья Буянова, директор благотворительного фонда «Добрый город Петербург», поделилась с журналисткой «Теплица» Катей Ульяновой правилами и чек-листами, которые помогут организовать мероприятия в Zoom без дублирования.

Команда фонда изначально начала использовать Zoom для проведения вебинаров. Задача заключалась в том, чтобы найти сервис, который позволил бы всем участникам подключать камеры, видеть друг друга и задавать вопросы. В то же время он не потребует сложной настройки и будет работать даже при слабом сетевом сигнале. В результате именно Zoom выполнил все заявленные требования, и фонд получил доступ к платной версии сервиса в рамках программы технологической поддержки НПО «ТеплоЦигитал». 

В результате команда решила использовать программу не только для вебинаров. Некоторые сотрудники фонда работают удаленно, им нужно было оставаться на связи. Поэтому с помощью Zoom фонд также начал проводить деловые звонки.

За несколько лет работы с сервисом команда убедилась, что разобраться в особенностях Zoom не составит труда. Но одного лишь освоения технической стороны недостаточно. Намного важнее научиться правильно проводить встречу. Чтобы овладеть этим навыком, Дарья Буянова советует соблюдать несколько правил. 

Видео:Zoom встреча. Да или НЕТ? Ссылка в телеграм канале или Ютуб разделе «Сообщество».Скачать

Zoom встреча. Да или НЕТ? Ссылка в телеграм канале или Ютуб разделе «Сообщество».

Как провести конференцию в Zoom: правило фасилитации

Фасилитация — это особая деятельность, направленная на организацию групповой работы. Например, обычная ситуация во время встречи на Zoom. Участники сидят с включенными микрофонами. У кого-то звонит телефон, приезжает курьер, человек идет открывать дверь. Остальные участники отвлекаются, просят человека выключить микрофон, но он уже отключен и не слышит. 

На этом этапе организатор собрания может отключить микрофон участника одним нажатием кнопки. Эта функция доступна фасилитатору, и важно понимать, что ее можно использовать. Это навык онлайн-фасилитации. 

По словам Дарьи Буяновой, тем, у кого есть опыт проведения и модерации офлайн-мероприятий, будет проще ознакомиться с конференциями в Zoom. Остальным следует изучить базовые навыки фасилитации онлайн. Пандемия и самоизоляция прекратятся, а новые знания и опыт останутся с вами. 

Несколько действий, которые должен произвести фасилитатор

  • Перед началом встречи убедитесь, что все подключены.
  • Поговорим о правилах встречи.
  • Посоветуйте участникам отключить звук.
  • Попросите отключить звук сотовых телефонов.
  • Заранее договоритесь, кто будет вести протокол. 

Дарья Буянова также рекомендует не размещать ссылку на беспарольную встречу в открытом доступе. В настоящее время злоумышленники используют все больше и больше открытых ссылок и, например, в середине вебинара или конференции они могут инициировать передачу неприемлемых видеороликов. 

Видео:Как использовать Zoom более 40 минут без ожиданияСкачать

Как использовать Zoom более 40 минут без ожидания

Как провести конференцию Zoom: пошаговая инструкция

На каждой онлайн-встрече есть разные роли. Первый — это организатор. Это член команды, которая готовит мероприятие. Организатор составляет контрольный список и использует его, чтобы проверить, все ли готово для онлайн-встречи: участники получили приглашение, событие было внесено в календарь, платформа протестирована, и у всех есть доступ к сервису.

Вторая роль — лидер или посредник. Этот специалист составляет повестку дня, проверяет, проходит ли мероприятие по плану. Фасилитатор должен учитывать специфику онлайн-встреч. Например, сделайте паузу, говоря кому-то слово. Во время онлайн-встречи людям требуется больше времени, чтобы понять, что пора говорить, и они находят время, чтобы включить микрофон. Если не остановиться, будет казаться, что никто не хочет разговаривать. 

С другой стороны, нельзя допускать хаоса, когда все говорят одновременно. Ведущий устанавливает правила передачи слова. Например, участники должны сначала спросить, можно ли выступить, дождаться положительного ответа и только затем включиться в обсуждение. 

«Масштаб фасилитатора должен быть открыт в режиме, когда видны все окна участников. Таким образом, вы можете быстро выключить микрофон, если начнутся посторонние шумы. Или наоборот, скажите человеку, который забыл включить микрофон, если он жалуется в чате, что его не слушают ». Дарья Буянова

Третья роль в онлайн-встрече отводится специалисту, составляющему протокол. В Zoom вы можете делать заметки прямо в чате конференции. Тогда все участники смогут следить за ходом встречи и понимать, насколько далеко продвинулись спикеры. Потому что во время онлайн-мероприятия очень важно, чтобы каждый, кто его посещает, понимал, что происходит, и не покидал обсуждения. 

Видео:Как провести первый онлайн урок Zoom? Разберемся, как работает видеоконференция Zoom.Скачать

Как провести первый онлайн урок Zoom? Разберемся, как работает видеоконференция Zoom.

Подготовить участников

В онлайн-мероприятиях есть еще одна роль: роль самих участников. «Подавляющее большинство встреч невыносимы, потому что у участников есть технические проблемы: кто-то долго не может подключиться, интернет зависает, наушники неисправны, микрофон или камеру не проверяли, человек не умеет или забывает чтобы выключить микрофон. Превратите встречу в кошмар », — говорит Дарья Буянова.

Этих проблем можно избежать, если участников подготовить заранее. Поэтому задача организации, проводящей встречу Zoom, — обеспечить получение гостями всей необходимой технической и практической информации о мероприятии и программе. Например, вы можете предоставить им контрольные списки, подготовленные командой Фонда «Добрый город Петербург» для дистанционного курса «Некоммерческая организация — Безболезненно удаленно». В ходе курса специалисты расскажут, как эффективно управлять некоммерческой организацией удаленно. Тренинг продлится до 4 мая 2020 года. Зарегистрироваться для участия можно по ссылке. 

Также чек-листы можно найти в телеграм-канале НПО, мы сделаем это. 

Zoom по правилам: проводим встречу без хаоса и проблем

Пример чек-листа для слушателей. Фото любезно предоставлено экспертом.

Видео:Архимандрит Савва (Мажуко). О важном. Тест на разумностьСкачать

Архимандрит Савва (Мажуко). О важном. Тест на разумность

Добавить интерактива

Правила и положения не означают, что встреча должна быть скучной. Мероприятие структурируется не строгостью или формальным языком, а хорошей подготовкой, протоколом и организацией. «В онлайн-формате замечательно то, что его легко сделать нескучным, но это не значит, что он должен быть хаотичным и неконтролируемым», — уверена Дарья Буянова. 

Чтобы конференция была менее формальной, эксперт рекомендует добавлять интерактивные элементы. Например, во время внутренних онлайн-встреч сотрудники и сотрудники Фонда «Добрый город Петербург» показывают друг другу предметы на своем столе и рассказывают о них интересные истории. Таким образом, команды лучше узнают друг друга даже на расстоянии. 

«Внешние встречи в Zoom также выигрывают, если вы относитесь к ним так же, как к командным собраниям, добавляя неформальные элементы. Для наших партнеров мы открываем «интернет-кафе». Это возможность поговорить о том, что беспокоит, поддержать друг друга. Все посетители столовой сидят с кружками, тосты, делятся мемами на экране ». Дарья Буянова 

Видео:Как пользоваться программой ZOOM. Пошаговая настройка видеоконференцииСкачать

Как пользоваться программой ZOOM. Пошаговая настройка видеоконференции

Сократите число встреч

Во время самоизоляции возникает иллюзия, что у сотрудников и партнеров больше свободного времени. Не нужно никуда идти, не тратить время на дорогу, а это значит, что встречи и вебинары в Zoom можно проводить как можно чаще. «Многие люди преувеличивают, это действительно чувствуется. Поэтому правило простое. Вам не нужно записываться на прием — не надо. Мы решили отказаться от большого количества встреч », — советует Дарья Буянова. 

лучше организовать всего несколько мероприятий, но потратить как можно больше времени на их подготовку. Распределите роли, создайте контрольные списки для координаторов и участников, обучите свою команду правильному участию в онлайн-встречах. 

📺 Видео

Инструкция к ZOOM. Настройка повторяющейся конференцииСкачать

Инструкция к ZOOM. Настройка повторяющейся конференции

Zoom: создаём конференцию заранееСкачать

Zoom: создаём конференцию заранее

Zoom - Создание постоянной ссылки на конференциюСкачать

Zoom - Создание постоянной ссылки на конференцию

ZOOM выкатил обновление, безопасен ли он теперь?Скачать

ZOOM выкатил обновление, безопасен ли он теперь?

Как создать конференцию в ZOOM ?Скачать

Как создать конференцию в ZOOM ?

ПОЧЕМУ ТЕБЕ НЕ НУЖЕН ZOOM?Скачать

ПОЧЕМУ ТЕБЕ НЕ НУЖЕН ZOOM?

Как создать повторяющуюся конференциюСкачать

Как создать повторяющуюся конференцию

Как подключиться к конференции в ZoomСкачать

Как подключиться к конференции в Zoom

Что делать, если при подключении к Zoom-лекции с телефона нет звука?Скачать

Что делать, если при подключении к Zoom-лекции с телефона нет звука?

Как на бесплатном тарифе общаться дольше 40 минут в программе ZOOM. Когда действует ограничение.Скачать

Как на бесплатном тарифе общаться дольше 40 минут в программе ZOOM. Когда действует ограничение.

Zoom. Обзор возможностей для проведения онлайн-уроковСкачать

Zoom. Обзор возможностей для проведения онлайн-уроков

ZOOM УРОК ІІ. Как войти в конференцию? РЕШЕНИЕ ПРОБЛЕМСкачать

ZOOM УРОК ІІ. Как войти в конференцию? РЕШЕНИЕ ПРОБЛЕМ

Как пригласить участника в зум?Скачать

Как пригласить участника в зум?

Как подключиться к конференции в Zoom по ссылке (войти в конференцию)Скачать

Как подключиться к конференции в Zoom по ссылке (войти в конференцию)

Zoom Как запланировать, создать видеоконференцию! Пошаговая инструкция Windows 10, 8.1, vista, 7, XPСкачать

Zoom Как запланировать, создать видеоконференцию! Пошаговая инструкция Windows 10, 8.1, vista, 7, XP
Поделиться или сохранить к себе: