Zoom по правилам: проводим встречу без хаоса и проблем (5 видео)

Онлайн-встреча началась, ваши ожидания: все подключились к сервису, внимательно слушают ведущего и по очереди задают вопросы. На самом деле очень часто начинается хаос. Участники забывают выключить микрофоны или не знают, когда они могут присоединиться к разговору. Строгие правила и грамотное оборудование помогут избежать подобных ситуаций. Дарья Буянова, директор благотворительного фонда «Добрый город Петербург», поделилась с журналисткой «Теплица» Катей Ульяновой правилами и чек-листами, которые помогут организовать мероприятия в Zoom без дублирования.

Команда фонда изначально начала использовать Zoom для проведения вебинаров. Задача заключалась в том, чтобы найти сервис, который позволил бы всем участникам подключать камеры, видеть друг друга и задавать вопросы. В то же время он не потребует сложной настройки и будет работать даже при слабом сетевом сигнале. В результате именно Zoom выполнил все заявленные требования, и фонд получил доступ к платной версии сервиса в рамках программы технологической поддержки НПО «ТеплоЦигитал».

В результате команда решила использовать программу не только для вебинаров. Некоторые сотрудники фонда работают удаленно, им нужно было оставаться на связи. Поэтому с помощью Zoom фонд также начал проводить деловые звонки.

За несколько лет работы с сервисом команда убедилась, что разобраться в особенностях Zoom не составит труда. Но одного лишь освоения технической стороны недостаточно. Намного важнее научиться правильно проводить встречу. Чтобы овладеть этим навыком, Дарья Буянова советует соблюдать несколько правил.

Содержание

Как провести конференцию в Zoom: правило фасилитации
Несколько действий, которые должен произвести фасилитатор
Как провести конференцию Zoom: пошаговая инструкция
Подготовить участников
Добавить интерактива
Сократите число встреч
🎬 Видео

Видео:Как провести первый онлайн урок Zoom? Разберемся, как работает видеоконференция Zoom.Скачать

Как провести конференцию в Zoom: правило фасилитации

Фасилитация — это особая деятельность, направленная на организацию групповой работы. Например, обычная ситуация во время встречи на Zoom. Участники сидят с включенными микрофонами. У кого-то звонит телефон, приезжает курьер, человек идет открывать дверь. Остальные участники отвлекаются, просят человека выключить микрофон, но он уже отключен и не слышит.

На этом этапе организатор собрания может отключить микрофон участника одним нажатием кнопки. Эта функция доступна фасилитатору, и важно понимать, что ее можно использовать. Это навык онлайн-фасилитации.

По словам Дарьи Буяновой, тем, у кого есть опыт проведения и модерации офлайн-мероприятий, будет проще ознакомиться с конференциями в Zoom. Остальным следует изучить базовые навыки фасилитации онлайн. Пандемия и самоизоляция прекратятся, а новые знания и опыт останутся с вами.

Несколько действий, которые должен произвести фасилитатор

Перед началом встречи убедитесь, что все подключены.
Поговорим о правилах встречи.
Посоветуйте участникам отключить звук.
Попросите отключить звук сотовых телефонов.
Заранее договоритесь, кто будет вести протокол.

Дарья Буянова также рекомендует не размещать ссылку на беспарольную встречу в открытом доступе. В настоящее время злоумышленники используют все больше и больше открытых ссылок и, например, в середине вебинара или конференции они могут инициировать передачу неприемлемых видеороликов.

Видео:Как использовать Zoom более 40 минут без ожиданияСкачать

Как провести конференцию Zoom: пошаговая инструкция

На каждой онлайн-встрече есть разные роли. Первый — это организатор. Это член команды, которая готовит мероприятие. Организатор составляет контрольный список и использует его, чтобы проверить, все ли готово для онлайн-встречи: участники получили приглашение, событие было внесено в календарь, платформа протестирована, и у всех есть доступ к сервису.

Вторая роль — лидер или посредник. Этот специалист составляет повестку дня, проверяет, проходит ли мероприятие по плану. Фасилитатор должен учитывать специфику онлайн-встреч. Например, сделайте паузу, говоря кому-то слово. Во время онлайн-встречи людям требуется больше времени, чтобы понять, что пора говорить, и они находят время, чтобы включить микрофон. Если не остановиться, будет казаться, что никто не хочет разговаривать.

С другой стороны, нельзя допускать хаоса, когда все говорят одновременно. Ведущий устанавливает правила передачи слова. Например, участники должны сначала спросить, можно ли выступить, дождаться положительного ответа и только затем включиться в обсуждение.

«Масштаб фасилитатора должен быть открыт в режиме, когда видны все окна участников. Таким образом, вы можете быстро выключить микрофон, если начнутся посторонние шумы. Или наоборот, скажите человеку, который забыл включить микрофон, если он жалуется в чате, что его не слушают ». Дарья Буянова

Третья роль в онлайн-встрече отводится специалисту, составляющему протокол. В Zoom вы можете делать заметки прямо в чате конференции. Тогда все участники смогут следить за ходом встречи и понимать, насколько далеко продвинулись спикеры. Потому что во время онлайн-мероприятия очень важно, чтобы каждый, кто его посещает, понимал, что происходит, и не покидал обсуждения.

Видео:Zoom встреча. Да или НЕТ? Ссылка в телеграм канале или Ютуб разделе «Сообщество».Скачать

Подготовить участников

В онлайн-мероприятиях есть еще одна роль: роль самих участников. «Подавляющее большинство встреч невыносимы, потому что у участников есть технические проблемы: кто-то долго не может подключиться, интернет зависает, наушники неисправны, микрофон или камеру не проверяли, человек не умеет или забывает чтобы выключить микрофон. Превратите встречу в кошмар », — говорит Дарья Буянова.

Этих проблем можно избежать, если участников подготовить заранее. Поэтому задача организации, проводящей встречу Zoom, — обеспечить получение гостями всей необходимой технической и практической информации о мероприятии и программе. Например, вы можете предоставить им контрольные списки, подготовленные командой Фонда «Добрый город Петербург» для дистанционного курса «Некоммерческая организация — Безболезненно удаленно». В ходе курса специалисты расскажут, как эффективно управлять некоммерческой организацией удаленно. Тренинг продлится до 4 мая 2020 года. Зарегистрироваться для участия можно по ссылке.

Также чек-листы можно найти в телеграм-канале НПО, мы сделаем это.

Пример чек-листа для слушателей. Фото любезно предоставлено экспертом.

Видео:Инструкция к ZOOM. Настройка повторяющейся конференцииСкачать

Добавить интерактива

Правила и положения не означают, что встреча должна быть скучной. Мероприятие структурируется не строгостью или формальным языком, а хорошей подготовкой, протоколом и организацией. «В онлайн-формате замечательно то, что его легко сделать нескучным, но это не значит, что он должен быть хаотичным и неконтролируемым», — уверена Дарья Буянова.

Чтобы конференция была менее формальной, эксперт рекомендует добавлять интерактивные элементы. Например, во время внутренних онлайн-встреч сотрудники и сотрудники Фонда «Добрый город Петербург» показывают друг другу предметы на своем столе и рассказывают о них интересные истории. Таким образом, команды лучше узнают друг друга даже на расстоянии.

«Внешние встречи в Zoom также выигрывают, если вы относитесь к ним так же, как к командным собраниям, добавляя неформальные элементы. Для наших партнеров мы открываем «интернет-кафе». Это возможность поговорить о том, что беспокоит, поддержать друг друга. Все посетители столовой сидят с кружками, тосты, делятся мемами на экране ». Дарья Буянова

Видео:Zoom: создаём конференцию заранееСкачать

Сократите число встреч

Во время самоизоляции возникает иллюзия, что у сотрудников и партнеров больше свободного времени. Не нужно никуда идти, не тратить время на дорогу, а это значит, что встречи и вебинары в Zoom можно проводить как можно чаще. «Многие люди преувеличивают, это действительно чувствуется. Поэтому правило простое. Вам не нужно записываться на прием — не надо. Мы решили отказаться от большого количества встреч », — советует Дарья Буянова.

лучше организовать всего несколько мероприятий, но потратить как можно больше времени на их подготовку. Распределите роли, создайте контрольные списки для координаторов и участников, обучите свою команду правильному участию в онлайн-встречах.